Rimbanusa.id – Dalam upaya memastikan pengelolaan arsip di setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kalimantan Timur berjalan sesuai mekanisme yang ditetapkan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur sukses menggelar Rapat Koordinasi Pengawasan Sistem Kearsipan Internal pada Selasa (31/10).
Rapat ini dihadiri oleh 13 OPD dengan total 30 peserta. Diskusi dua arah dilakukan antara pengelola arsip pada masing-masing OPD dengan tim dari Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan DPK Kaltim. Plh Kepala DPK Kaltim, Taufik, S.Sos, M.Si, yang membuka kegiatan tersebut, mengharapkan pertemuan ini akan meningkatkan kesadaran setiap OPD bahwa pengelolaan arsip harus mematuhi mekanisme dan standar yang berlaku. Hal ini bertujuan untuk menjaga dan melindungi arsip dari berbagai risiko seperti kehilangan, kerusakan, atau bahkan bencana.
Taufik menjelaskan, “DPK Kaltim tidak bermaksud untuk menggurui peserta rapat. Sebagai dinas yang bertugas memberikan pembinaan dan pendampingan, kami berusaha memastikan bahwa tata kelola arsip diikuti dengan baik, sehingga arsip dapat terorganisir dengan baik dan terlindungi.”
Dalam pandangan yang sama, Kepala Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan, Diana Rosalita, SE, berharap bahwa diskusi tentang pengawasan internal akan memberikan ruang bagi pengelola arsip di OPD untuk membagikan kemajuan, kendala, serta hal-hal yang memerlukan bimbingan lebih lanjut dari DPK Kaltim dalam hal pengelolaan arsip.
“Kegiatan ini membantu OPD mempersiapkan diri untuk audit serta memperbaiki tata kelola dan penanganan dokumen arsip yang tepat,” kata Diana, yang akrab disapa Nana, dalam Ruang Balai Pustaka DPK Kaltim.
Rapat ini mendapat partisipasi yang baik dari para peserta, dan narasumber yang hadir adalah Zainuddin, S.Pi, seorang Arsiparis Ahli Muda. Pembahasan dalam rapat melibatkan proses audit yang akan dilakukan mulai dari Januari hingga November 2024. Setiap OPD akan diberi waktu 3 hari kerja untuk audit, khususnya untuk OPD yang belum pernah diaudit sejak kebijakan pengawasan dari tahun 2021 hingga 2024. Pada bulan Juli hingga November 2024, dijadwalkan akan dilakukan audit terhadap OPD yang tersisa dari 22 OPD yang belum pernah diaudit sebelumnya. (adv/dpkkaltim)
