Rimbanusa.id – Pihak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur (Kaltim) menegaskan pentingnya penilaian dalam proses pengklasifikasian arsip. DPK Kaltim menyoroti bahwa penilaian yang cermat dan terencana terhadap dokumen-dokumen yang masuk menjadi kunci utama dalam mengatur dan mempertahankan integritas serta nilai dari arsip tersebut.
Arsiparis terampil DPK Kaltim, Ana Paliyantisari menjelaskan bahwa penilaian terhadap arsip menjadi langkah kunci dalam menyusun dua jenis pembagian utama: arsip statis dan arsip dinamis.
“Pada dasarnya, pengklasifikasian arsip mempertimbangkan jadwal retensi dan nilai guna dari setiap dokumen yang masuk,” jelas Ana.
Pentingnya penilaian tergambar dari situasi di mana suatu dokumen tidak termasuk dalam jadwal retensi namun memiliki nilai penting, terutama nilai sejarah yang mungkin bermanfaat di masa mendatang. Sebagai contoh, Ana menyoroti bagaimana dokumentasi tentang pembangunan Jembatan Mahakam pada tahun 1980-an memiliki nilai sejarah yang signifikan.
“Meskipun tidak diatur dalam jadwal retensi, dokumen-dokumen terkait pembangunan jembatan tersebut, seperti foto-foto, tetap dianggap berharga karena mencerminkan peristiwa sejarah yang penting bagi daerah ini,” tambahnya.
Menurut Ana, foto-foto tersebut mungkin berisi informasi yang tidak hanya relevan secara historis tetapi juga memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang proses pembangunan di masa lalu.
“Hal ini menunjukkan bahwa nilai sejarah menjadi salah satu faktor krusial dalam penilaian arsip, bahkan jika dokumen tersebut tidak masuk dalam jadwal retensi yang telah ditetapkan,” katanya,
DPK Kaltim menegaskan komitmennya untuk tidak hanya memastikan keberlangsungan dokumen secara fisik, tetapi juga memperhatikan kepentingan informasi dalam konteks sejarah dan masa depan.
“Kesadaran akan pentingnya penilaian menjadi landasan utama dalam menjaga integritas dan ketersediaan arsip yang memiliki nilai penting bagi berbagai keperluan, dari riset hingga pemahaman sejarah daerah,” pungkasnya. (adv/dpkkaltim)
